Niekiedy zdarza się że klienci firm, nie wyrabiają się w terminach z płatnościami za dostarczone towary, czy też usługi, wówczas mogą wystąpić pewne problemy także w naszej firmie, możemy stracić płynność finansową.

Dlatego też należy zwrócić uwagę na sprawdzanie terminowości opłat przez naszych klientów, powinniśmy zajrzeć na nasze konto bankowe, sprawdzić czy płatność za daną fakturę do nas dotarła. Jeżeli okaże się że jeden z naszych klientów nie płaci na czas, wówczas powinniśmy się skontaktować w celu wyjaśnienia. Oczywiście najprościej byłoby zadzwonić, lub też wysłać wiadomość SMS, często może być to dość prozaiczny powód, klient mógł po prostu zapomnieć o terminie, czasem mogą zdarzać się także problemy z płatnościami bankowymi, nieprawidłowo wpisany kod potwierdzenia przelewu może doprowadzić do odmowy wysłania pieniędzy przez bank. Często klienci którzy otrzymują informacje tego rodzaju, szybko regulują wszystkie płatności, jednak może się zdarzyć że któryś z naszych klientów okaże się nieuczciwy, wówczas powinniśmy podjąć inne kroki. Powinniśmy wówczas wysłać wezwanie do zapłaty, dokument w którym określimy jakiej faktury dotyczy sprawa, podać numer, datę wystawienia, oraz kwotę na jaką opiewa. Wszystko musi się zgadzać, pismo powinno zostać przygotowane odpowiednio, możemy podać także uzasadnienie wysłania tego rodzaju pisma, a także określić nowy termin płatności. Jeżeli jednak nie posiadamy doświadczenie w tworzeniu tego rodzaju dokumentów, z pomocą może przyjść firma windykacyjna, która wie co powinno znaleźć się w dokumencie, pomoże nam spisać tego rodzaju dokument.

Należy oczywiście pamiętać iż powinien on zostać doręczony do rąk adresata.

Dlatego też powinien zostać wysłanym listem z potwierdzeniem odbioru, możemy także do tego celu wykorzystać kuriera, który przy odbiorze weźmie podpis potwierdzający dostarczenie przesyłki. Z pewnością polubowna windykacja należności, to najprostszy sposób aby delikatnie upomnieć naszego klienta, często przynosi bardzo dobre rezultaty, klienci wpłacają wówczas należności. Oczywiście jeżeli pierwsze pismo nie przyniesie żadnych rezultatów, możemy wówczas wysłać kolejne pismo ponaglające, w końcu może zakończyć się do przedsądowym wezwaniem do zapłaty.