Znasz to uczucie, kiedy rozpoczynasz nową pracę i pierwszego dnia … właściwie to nie wiesz co ze sobą zrobić? Na którą godzinę stawić się w firmie, na które wjechać piętro, które biurko zając i gdzie właściwie jest Twój przełożony? Jeśli tak, to znaczy, że firma, w której Ci się to przytrafiło niekoniecznie przykłada się do onboarding’u. Jeśli chcesz dowiedzieć się czym w zasadzie jest onboarding, jak powinien wyglądać i dlaczego jest ważny, to musisz przeczytać ten artykuł.

Czym właściwie jest onboarding?

Onboarding pochodzi z języka angielskiego, konkretnie od słów „on board” oznaczających „na pokładzie”. Nie ciężko się więc domyśleć, że to po prostu przygotowanie pracownika do objęcia nowej roli w nowej organizacji. Mówiąc dokładniej to profesjonalny i usystematyzowany proces służący do adaptacji nowych członków firmy. Proces ten obejmuje zapoznanie nowego pracownika z jego otoczeniem i umożliwienie mu nawiązania kontaktów zawodowych w jak najbardziej sprzyjającej atmosferze.

Zobacz także: Szkolenia menedżerskie dla firm 

Jak wygląda książkowy proces?

Warto na wstępie zaznaczyć, że proces onboarding’u nie rozpoczyna się z chwilą przyjścia do biura nowej osoby, a nieco wcześniej – od chwili przyjęcia przez Kandydata oferty pracy. Dobrze odbieraną praktyką jest więc rozpoczęcie komunikacji z nowym pracownikiem zanim,dzięki własnym staraniom,uda mu się dotrzeć do biura w pierwszym dniu jego pracy. Dobrze jest poinformować Kandydata, jak ten pierwszy dzień będzie wyglądał, gdzie ma się udać po przyjściu do biura oraz oczywiście na którą godzinę ma się stawić 🙂 W komunikacji warto również zawrzeć informacje, które pozwolą mu przybliżyć wartości i misję firmy, a także rozwieją wątpliwości np. na temat oczekiwanego dress code’u.

Czym właściwie jest onboarding z perspektywy nowego pracownika i czego powinien się z niego dowiedzieć:

• powinien dokładnie poznać historię i strategię organizacji, jej misję, wizję oraz cele, jakie firma stawia sobie na najbliższe lata,
  

• strukturę organizacyjną oraz umiejscowienie w tej strukturze swojego stanowiska,
  

• firmowe procedury i zasady dotyczące np. obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin,
  

• szczegółowy zakres swoich obowiązków, możliwości rozwoju i awansu,

• obsługę sprzętu firmowego (szczególnie ekspresu do kawy :)).

Pewnie zastanawiasz się kto przeprowadza onboarding w firmie? Wszystko zależy od jej wielkości i specyfiki. W dużych organizacjach i korporacjach za ten proces odpowiada dział HR. W firmach, w których działu HR nie ma, lub jest bardzo okrojony, najczęściej jest to bezpośredni przełożony danej osoby lub doświadczony członek zespołu. Sytuacja idealna to taka, w której w procesie onboarding’u uczestniczą osoby z różnych departamentów w firmie.  Specjalista ds. HR odpowiada np. za przedstawienie zagadnień związanych ze strukturą czy wartościami organizacji, o obiegu dokumentów opowie nam pracownik działu Administracji, a szczegółową procedurę korzystania z firmowego laptopa przedstawi pracownik IT. 

Nie zapomnij o gadżetach!

Miłym akcentem zwieńczającym pierwszy dzień w pracy jest otrzymanie tzw. welcome packu  – kilku gadżetów, które ułatwią zatrudnionej osobie pierwsze dni w nowej pracy i pozwolą poczuć się szybciej faktyczną częścią firmy. Zazwyczaj są to rzeczy, które przydadzą się w pracy (notes,długopis, kalendarz), firmowa koszulka czy przekąski, które pomogą przetrwać wyczerpujący pierwszy dzień 🙂 Cenionym pomysłem, jest też przygotowanie przewodnika, mapki biura, która pomoże w odnalezieniu właściwej sali konferencyjnej czy podpowie, gdzie znajduje się np. Departament HR.

Dlaczego onboardig ma takie znaczenie?

Oto kilka statystyk i faktów, które pozwolą odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego dobrze przeprowadzony program onboardingowy jest tak ważny w kontekście każdej organizacji, bez względu na jej wielkość, charakter czy branżę w jakiej działa.

• Według raportu International Business Report firmy Grand Thornton 60% dużych i średnich firm w Polsce ma problemy ze znalezieniem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników.
• Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni od rozpoczęcia zatrudnienia występuje 22% rotacja pracowników. 50% osób decyduje się na odejście z firmy w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy.
• Nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w dobrze poprowadzonym onboardingu.